10 минут до окончания рабочего дня. Ваши коллеги выключают компьютер, одеваются и уходят домой. И лишь Вы не закончили свою работу и продолжаете сидеть за компьютером. Не думайте, что объем Вашей работы больше, чем у сослуживцев. Просто они умеют планировать свое время, а Вы – нет!

В статье речь пойдет об офисных сотрудниках, которым вечно не хватает времени на выполнение всех своих обязанностей.

Что «съедает» время?

Современного офисного работника окружают десятки, а то и сотни хронофагов– предметов и событий, которые пожирают рабочее время сотрудников. Самые распространенные из них – задушевные беседы с коллегами о новой машине или о распродажах в торговом центре, ссылки от коллег в Skype на веселые картинки и истории, перекуры, которые плавно перетекают в обед, а после обеда все снова повторяется. Казалось бы: весь день работали,ну отвлеклись пару раз на 5–10 минут!

Самое распространенное оправдание сотрудников, которые часто отвлекаются от выполнения своей непосредственной работы: «Я же не робот, чтобы восемь часов работать без передышки!». Однако, настоящей причиной нерационального распределения времени сотрудниками является низкая заработная плата.

Кстати, совсем не важно, действительно ли материальное поощрение является низким, или сам работник считает его недостаточным. Сотрудник размышляет так: мне мало платят, значит, я буду меньше работать и больше заниматься тем, что мне интересно. Это может привести к тому, что работник будет все время задерживаться на работе, поскольку важные поручения необходимо выполнить в любом случае. Такой работник может забыть о карьерном росте, так как по службе редко повышают лишь за выслугу лет, главными критериями являются производственные показатели! А порой несобранных сотрудников и вовсе увольняют.

Скрытые хронофаги

Хронофаги коварны! И порой скрываются в рядовых рабочих процессах.

Одним из таких хронофагов является электронная почта. Вы приходите утром на работу,открываете почту и просматривать огромное количество писем. И только после этого приступаете к другим делам.

Спустя какое-то время Вам приходит уведомление о новом письме и Вы, бросив все дела, вновь открываете почту. Допустим, Вам пришло сообщение «Предлагаем участки в ближнем Подмосковье! Дешево!!!» — очередной спам. Вы возвращаетесь к брошенным делам, потратив несколько минут, чтобы снова войти в рабочий режим. В день приходит десятки ненужных писем.

Посчитайте, сколько времени уходит, когда Вы отвлекаетесь на каждое из них. Заведите правило: просматривать почту определенное количество раз в день. Если Вам часто приходят важные письма, то проверяйте почту раз в час, если же email-лишь вспомогательный инструмент, то будет вполне достаточно 3–4 проверок в течение дня. Это позволит Вам экономить время и не растягивать работу на полдня, которую можно выполнить за 2 часа.

Еще один скрытый хронофаг – это совещания. Причина кроется в их неправильной организации, когда топ-менеджер собирает сотрудников в срочном порядке, у участников нет времени подготовиться. Такие совещания, чаще всего,проходят в следующем режиме: руководители подразделений, которые никак не взаимосвязаны между собой, докладывают о своих успехах или неудачах, а все остальные должны слушать или хотя бы делать вид, что слушают, теряя драгоценное время. Подобное мероприятия порой затягивается на 2–3 часа,а результаты почти всегда нулевые.

Офисные враги

И все же, основная часть хронофагов – это дела, которые никак не связаны с должностными обязанностями:

• Беседы с коллегами лидируют среди прочих хронографов. Примечательно, что не всегда такое общение приносит удовольствие всем участникам процесса. Если в отделе завелся любитель поболтать, то, скорее всего, он будет отвлекать всех остальных сотрудников.

• Другим пожирателем времени являются социальные сети, новостные порталы, видеохостинги и многие другие сайты, которые не нужны Вам в работе. Возможно, поэтому в последнее время заботливые руководители закрывают доступ к таким серверам.

• И тут на помощь приходит следующий хронограф – мобильный телефон. Четверть сотрудников используют его для личных звонков, отправки SMS и использования мобильного интернета.

• Курение – одно из самых любимых увлечений офисных сотрудников в разгар рабочего дня.

Как бороться с хронографами?

В течение нескольких лет Вы можете заниматься привычными делами, не задумываясь об их эффективности. Чтобы понять какие именно дела отнимают больше всего времени, составьте план всех Ваших действий на протяжении нескольких дней. Фиксируйте, сколько раз вы ходили на перекур, сколько времени провели в социальных сетях и сколько проболтали с коллегами. Это поможет Вам понять, какие дела отнимают у Вас драгоценное время, и от каких из них можно отказаться вовсе.

А какие способы борьбы с хронофагами используете Вы?